21.4 C
Taiwan
星期二, 4 10 月, 2022

《大腦整理習慣》告別腦霧!4大思緒清晰的工作法則

心理學家 Shad helmstetter說:「人類一天浮現的想法有五萬到六萬個。」倘若,你經常忘記重要的事情、做事之前感到一片茫然、該專注的時候靜不下心;有急事要處理時,心情卻被帶著走;工作倦怠越來越嚴重……這就代表,你需要好好清理大腦了。所有的整理都有一個不可或缺的過程,那就是「丟棄」,或是我們說是「有意識地選擇」。

大腦不是用來儲存的機器。人類社會走到今天,就是靠著書寫文字將前人的智慧集結一冊,使用書籍教育人類,並透過學習來建立每項領域的心智表徵,我們才可以不需要從人已知用火的階段重頭開始,這已經很明確的明示我們,大腦能記住的東西有限,我們必須仰賴工具處理資訊,大腦是用來思辨並且處理重要資訊的好戰友,我們應該好好對待它。

《心流》提及:「一個人可以經歷的就是這麼多而已,因此篩選進入我們意識的資訊就變得非常重要。」對於現代社會的資訊爆炸或是工作排程,努力已經不是一樣的美德,在執行之前先思考才能應對眼前的困難。

想法不寫下來,在腦袋裡就只是妄想而已

每個人每天大概有70,000個想法,並共享著86,400秒的時間,扣除掉每個人的睡眠時間,我們很可能會在一個瞬間閃過好幾個想法;本來在哼著BLACK PINK最近的新歌PINK VEMON,下一秒突然想要知道現在影片突破幾人觀看,又下一秒想知道某個網紅有沒有發IG的REELS,我相信每個人一定都有類似的經驗,想法就像流星雨一樣倏忽即逝。

在面對眼前的困難或是工作時,我們腦袋一定會根據經驗拋出數個想法,每個想法都有自己的一條套路,於是乎,當我們沒有針對其中之一深入探討,這些創意小燈泡很快就會被新的靈光一現所取代。很多時候,專案容易受限於創意的匱乏而無法進行,其實或許點子一直都在,只是沒有我們沒有好好握緊。

讓思緒清晰、工作有條理的大腦整理習慣 北藍先生-2

因此,每當進行Brainstorming meeting(腦力激盪會議)時,除了無限度的天馬行空以外,都應該要求自己把每個想法寫下來。很多時候原本毫無價值的垃圾,彼此結合碰撞之後,反倒立下往後專案的基石。不論是用Notion or Evernore,甚至使用手寫,個人喜歡在開會的時候,毫無方向的寫下所有人的所有看法,等待會議結束時就可以再進行第二階段,整合所有資訊。

善於整理大腦的人,都是寫下想法再賦予框架

團隊專案的目標雖然一致,但基於每個人的工作歷史與經驗不同,角度的相異也會導致所有人給出的點子有很大的出入,毫無邏輯。這些想法的級距反倒可以為策略面提供許多彈性,從四面八方的角度衡量作法,此時我們要做的就是給予分類。

一坨毫無規則的文字,就需要一個框架去界定彼此的關係。最常使用的就是7H分類法(What, Who, Where, When, Why, How ,How much),這七大分類可以在一開始把專案雛形描繪出來,之後再根據專案屬性的不同提供更多意見整合,通常專案來到這個階段會有完整架構,就需要進行第三階段來進行更深入的評估。

落地天馬行空,切割出任務的最小單位

天空行空總會有一個需要落地的時刻,各種創意發想都有其價值存在,但什麼才是客戶真的想要的,就需要在這個階段去評估。放膽進行腦力激盪完之後,我們還是必須回歸現實,試著去分類做得到的事情、和做不到的事情。

讓思緒清晰、工作有條理的大腦整理習慣 北藍先生-2

做不到的事情尤其重要,它很可能是預算不夠、執行手段太過複雜、人力不足、時間太趕。古代人類為了保有在大自然的世界減少耗費能量,會選擇一個最輕鬆的方式生存,在先進的21世紀,我們並沒有背棄原始DNA,面對困難的事情,我們往往都會擺在最後處理,直到最後才發現根本處理不來,導致專案發生危機。

困難的事情不管是擺在最後處理,或是一開始直接放棄都不是明智的做法。不要總想什麼「這怎麼可能」,試著放膽去天馬行空,並主動改善處境:我們可以將行動分類成可分割的最小單位,以闖關式的方法履行、或是向上尋求資源,說不定可以納入更多專業人手幫忙,讓任務更加順利。

目標具體化、可量化、有期限

專案策略的細項全數列出後,最重要的就是具體化、可量化、有期限。根據專案的規模,整體執行有時候會從一週延伸到數個月,很多時候都需要仰賴專案會議去推動進度,此時要達到什麼、要看什麼數字、什麼時候看就變得極度重要

讓思緒清晰、工作有條理的大腦整理習慣 北藍先生-2

「這週表現不好。」專案的執行100%順利是不可能,但為什麼不順利,又要用什麼方法解決這個問題,就會是重要的著力點。很多時候如果若團隊對於目標(特定數字)沒有共識,就會變成雞同鴨講,或是當進度的落後失去時間的概念時,專案很可能就會因為缺乏一個元素而全盤皆毀。

目標數字的制定不是死的,而是隨時依照狀況一同優化或進行修改,但若沒有這些量化數字,大家很可能只知道專案進度落後,但不知道有多落後,數字的具體化以及期限可以說是讓團隊的成員有共同的語言進行討論及溝通。

危機:IE與Firefox的神奇魔力

賓州大學沃頓商學院的組織心理學教授Adam Grant的著作《反叛,改變世界的力量》提及了一個非常有趣的研究,他發現網頁瀏覽器使用Chrome或是Firefox的員工比使用Internet explorer任職期間長15%、缺勤率少19%、甚至工作表現也是大幅超越後者員工,而這一切都取決於他們對於工作職務的態度是處於主動還是被動。

讓思緒清晰、工作有條理的大腦整理習慣 北藍先生-2

你有沒有質疑過自己現在正在使用的方法是錯誤的?畢業以後我從事了三份不同產業的辦公室工作,而團隊之中都一定會有那種「墨守成規」的同事,不管工作流程才怎麼愚蠢,他們還是會完全遵照指令執行,最後因為時間不足,最後專案一塌糊塗。

不按照既定規定的方式去做,而是自我主導並找出新的工作工作流程,我覺得那是很重要的工作態度,當工作流程不順的時候,我也建議可以使用前面的四大步驟進行優化出全新的SOP,不但可以減少工作時間,還可以創造出新的產值。

危機2:情緒是你腦袋的巨大垃圾

當情緒上頭的時候,你很難好好處理事情。面對上級賦予的任務以及困境,會引發自身杏仁核的戰與逃反應,要麻是情緒激昂無法靜下來思考,要不就是拖延戰術放置不處理。

這就是《讓思緒清晰、工作有條理的大腦整理習慣》的四大步驟有價值之處,利用4大SOP可以排除那些做不到的情緒,讓自己有機可循;另外,我也很常有情緒不穩定的時候,不論憂鬱還是煩躁,我有兩個方法可以分享給大家。

用音樂穩定身心

每個人喜歡的音樂不同,有些人聽搖滾可以放下身心、有些人則是不能有任何一句歌詞的輕音樂,而在這邊我來分享自己撰寫文章時的「音療研究院」音樂,歡迎去體驗看看。

放下工作,給自己一個Time out

當情緒上頭,妳怎麼想要推動自己上工都沒有作用,不如去抽根菸,或是去外頭買杯咖啡,都有助於你回到原始狀態,這有點像是你手機當機的時候,硬要繼續打字一樣,不如好好讓他關機休息一會兒,再繼續向前邁進。

北藍先生
北藍先生
我是住在台北的北藍先生Vic,喜歡貓咪,喜歡看書,喜歡有溫度的對談,希望你會喜歡我的文字,而我的PODCAST以「故事」之名連結彼此,搜尋「北藍先生」收聽—你的故事我來說,歡迎贊助北藍先生開站費 https://p.ecpay.com.tw/D85A7D4

Related Articles

Stay Connected

1,122FansLike
6,903FollowersFollow
- Advertisement -
加入好友

Latest Articles

- Advertisement -